건물 관리 소프트웨어, 종류가 어떻게 나뉘나 — PMS·CMMS·통합형

건물 관리 소프트웨어를 찾다 보면 비슷해 보이는 제품이 여럿 나옵니다. 그런데 실제로는 다루는 업무가 다릅니다. 계약서를 관리하는 제품과 보일러 수리를 관리하는 제품이 같은 이름으로 불립니다.

그래서 "어느 게 제일 좋냐"보다 "우리는 지금 어디서 일이 끊기나" 를 먼저 보는 게 빠릅니다.

갈래|중심 업무|대표적인 한계

PMS (임대관리)|계약·청구·수납·미납 기록|현장 작업과 민원이 밖에 남음

CMMS (시설관리)|점검·수리·작업지시|계약·수납과 따로 놂

통합형|기록과 현장을 한 흐름으로|도입 시 기존 업무 정리가 필요

계약이 언제 끝나는지, 이번 달 월세가 들어왔는지, 누가 밀렸는지를 관리합니다. 장부를 시스템으로 옮긴 형태에 가깝습니다.

잘 맞는 경우 — 호실이 늘어 엑셀로 버티기 어려워졌고, 현장 수리는 별도 인력이 이미 돌리고 있는 곳.

막히는 지점 — 임차인이 "화장실이 막혔다"고 전화하면 PMS는 그 전화를 모릅니다. 접수·배정·완료는 카톡과 통화로 돌아갑니다.

설비 점검 주기, 수리 요청, 협력사 배정, 완료 기록을 관리합니다. 공장·대형 건물에서 먼저 쓰이던 방식입니다.

잘 맞는 경우 — 설비가 많고 점검 의무가 큰 건물.

막히는 지점 — 그 작업이 어느 임차인의 어느 계약에 걸린 일인지 모릅니다. 관리비에 반영하려면 사람이 다시 옮겨 적습니다.

계약·수납과 민원·작업을 같은 호실 이력으로 묶습니다. 민원 한 통이 접수 → 작업 배정 → 처리 완료 → 건물주 보고까지 끊기지 않고 이어집니다.

잘 맞는 경우 — 관리 건물이 늘면서 "사람을 더 뽑아야만 늘릴 수 있는" 구조에 걸린 곳.

막히는 지점 — 기존에 흩어져 있던 업무를 한 번은 정리해야 합니다. 도입 자체가 일입니다.

지금 어디서 사람 손이 다시 들어가는지를 보면 됩니다.

네 개 중 두 개 이상에 해당하면 기록 도구 하나를 더 바꾸는 것으로는 해결되지 않습니다. 범주를 바꿔야 합니다.

① 어디까지 자동이고 어디부터 사람인가

"AI가 다 합니다"라는 설명은 확인이 어렵습니다. 예외 건을 누가 확정하는지, 발송 전에 사람이 보는 단계가 있는지가 실무에서는 더 중요합니다. 자동화 12가지의 실행 조건·사람 승인·예외 처리를 공개해 둔 이유입니다.

② 기존 데이터를 어떻게 옮기나

도입이 미뤄지는 이유는 대개 가격이 아니라 "지금까지 쌓인 걸 언제 다 옮기나"입니다. 옮기는 방식을 먼저 물어보세요.

③ 우리 규모에 맞나

호실 두어 개면 무료 앱으로 충분할 수 있습니다. 기능이 많다고 좋은 게 아닙니다.

기준일: 2026년 9월.