건물 민원 접수부터 처리까지 자동화하는 법

건물 민원 접수부터 처리까지 자동화하는 법

건물 민원 자동화란 입주자의 민원(하자 보수, 시설 문제 등)을 접수·분류·배정·처리·완료까지 시스템이 자동으로 관리하는 것을 말합니다. 전화나 문자로 받은 민원을 메모장에 적고 기억에 의존하는 방식에서 벗어날 수 있습니다.

수동 민원 관리의 문제점

• 전화로 받은 민원을 기억에 의존하면 누락 발생
• 여러 건물의 민원이 섞이면 어느 건물 어느 민원인지 혼동
• 외부 수리 업체에 연락하고 견적 받는 과정이 번거로움
• 처리 결과를 건물주에게 별도로 보고해야 함
• 같은 문제가 반복되는지 패턴을 파악하기 어려움

AI 민원 자동화 과정

1단계: 자동 접수

입주자가 전화를 걸면 AI가 통화 내용을 텍스트로 변환합니다. 어떤 건물, 어떤 호실, 어떤 종류의 민원인지 자동으로 분류합니다.

2단계: 자동 배정

분류된 민원은 할 일 카드로 자동 생성되어 담당자에게 배정됩니다. 긴급도에 따라 우선순위가 자동 설정됩니다.

3단계: 처리 추적

접수 → 처리 중 → 해결 → 완료까지 단계별로 추적됩니다. 각 단계에서 사진, 메모, 견적서를 첨부할 수 있습니다.

4단계: 자동 보고

처리 결과는 건물주가 전용 앱에서 바로 확인합니다. 별도 보고서를 만들 필요가 없습니다.

0분|민원 접수 시간 (AI 자동)

100%|민원 누락 방지율

75%|전화 응대 감소

더빌딩솔루션의 민원 관리

더빌딩솔루션은 AI 민원 자동 분류 → 할 일 카드 생성 → 외부 업체 견적 요청 → 처리 완료 → 건물주 앱 보고까지 한 흐름으로 연결됩니다.

민원을 메모장이나 카카오톡으로 관리하고 계시다면, 시스템 도입을 검토해보시기 바랍니다. www.thebldgs.com