PM사 5년차가 말씀드립니다 — 임대인 보고가 왜 그렇게 힘든지

PM사 5년차가 말씀드립니다 — 임대인 보고가 왜 그렇게 힘든지

저는 PM사(자산관리회사)에서 5년째 일하고 있습니다. 중소형 빌딩 전문이고요. 위탁받은 건물이 12개 정도 됩니다.

이 일 하면서 가장 스트레스 받는 게 뭔지 아세요? 임대인 보고입니다.

"관리 잘 되고 있죠?" 이 한 마디가 무서워요

임대인 분들이 가끔 전화하셔서 이렇게 물어보세요. "김 대리, 우리 건물 관리 잘 되고 있죠?"

이 한 마디에 식은땀이 납니다.

왜냐하면 그 순간 머릿속으로 빠르게 계산해야 하거든요.

기억 안 나는 것도 많고, 엑셀 열어서 확인해야 할 것도 많고. 근데 임대인 분은 전화기 너머에서 답을 기다리시잖아요.

"네, 잘 되고 있습니다" 자신 있게 말하고 싶은데, 솔직히 100% 자신 있는 적이 없었어요.

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월말 보고서가 진짜 지옥이었습니다

매월 말에 임대인 분들께 보고서를 보내야 합니다. 12개 건물 × 임대인 14명.

보고서에 들어가야 하는 거:

이거 한 명한테 하나 만드는 데만 30~40분 걸렸습니다. 14명이면 7~9시간. 거의 하루 종일이에요.

근데 그 시간 동안 다른 일은 못 합니다. 임차인 전화 오면 받아야 하고, 외주 업체 견적 확인해야 하고, 누가 입금했는지도 확인해야 하고.

월말 일주일은 진짜 잠 못 자고 일했습니다.

14명|보고 대상 임대인 수

8시간|보고서 작성 시간 (평균)

30%|월말 야근 비율

가장 큰 문제는 "투명성"이었어요

임대인 분들이 보고서를 받으시면 가끔 의심하세요. 이건 정말 솔직히 말씀드리는 거예요.

"이 수리비 너무 비싼 거 아니에요?", "정말 이렇게 많이 썼어요?", "민원 처리는 어떻게 됐는지 사진 있어요?"

저희는 다 정확하게 처리하고 있어도, 보여드릴 증빙이 부족하면 의심받는 거예요. 사진을 일일이 다 챙겨놓지도 못하고, 견적서를 따로 보관하지도 않았으니까요.

가끔 임대인 분이 직접 사무실에 오셔서 "어디 한번 봅시다" 하시면 진짜 진땀 뺐습니다. 폴더 뒤지고, 메일 뒤지고, 카톡 뒤지고. 다 흩어져 있으니까요.

변화는 의외로 갑자기 왔습니다

작년 봄쯤이었어요. 사장님이 어디서 무슨 솔루션을 알아보셨다면서, 한번 도입해보자고 하셨습니다. 처음엔 "또 새로운 거 배워야 하나" 한숨 나왔는데요.

근데 써보니까 진짜 달랐습니다.

1. 임대인 분들께 앱을 드릴 수 있게 됐습니다

이게 진짜 게임 체인저였어요. 임대인 분들 휴대폰에 앱 깔아드리면, 본인이 직접 들어가서 모든 걸 볼 수 있습니다.

수입, 지출, 공실, 민원, 수리 사진까지. 실시간으로요.

처음엔 임대인 분들이 "이거 뭐예요?" 하셨는데, 한 번 써보시더니 좋아하시더라고요. 어떤 분은 "이런 게 있는 줄 몰랐다, 다른 PM사들은 왜 이거 안 주냐"고 하셨어요.

2. 보고서가 자동으로 만들어졌어요

월말에 보고서 만드는 시간이 8시간에서 30분으로 줄었습니다. 진짜로요. 시스템이 알아서 정리해주니까요.

남는 시간에 다른 건물 신경 쓸 수 있게 됐고, 야근도 안 하게 됐어요.

3. 의심받을 일이 없어졌습니다

임대인 분이 앱에서 모든 걸 직접 보시니까, 저한테 의심하실 일이 없어졌어요. 수리 사진도 다 거기 올려놓고, 견적서도 첨부해놓고요.

오히려 임대인 분이 먼저 "이번 달도 수고하셨어요" 하고 메시지 보내주십니다. 5년 만에 처음 받아본 메시지였어요.

도입 전|도입 후

월말 보고서 8시간|자동 생성 30분

임대인 의심 자주|앱에서 직접 확인, 신뢰감 ↑

야근 일주일|야근 없음

12개 건물 관리 한계|20개까지 가능

지금은요

저는 지금 같은 시간에 20개 건물을 관리합니다. 12개에서 20개로 늘었는데도 일은 더 편해졌어요.

회사 입장에서도 좋습니다. 직원 추가 없이 매출이 늘어났으니까요. 사장님이 그 다음 달부터 제 월급 올려주셨어요. 진짜로.

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같은 일 하시는 분들께

PM사에서 일하시는 분들이라면 아실 거예요. 임대인 보고가 얼마나 스트레스인지. 위탁 따려고 영업하면서도 "우리 보고 잘 합니다" 말하는 게 얼마나 어려운지.

답은 의외로 간단합니다. 임대인이 직접 볼 수 있게 만들어드리세요. 그게 가장 강력한 신뢰입니다.

종이 보고서, 엑셀 보고서 시대는 끝났어요. 임대인 분들도 이제 휴대폰으로 다 보고 싶어 하십니다.

저처럼 매월 야근하면서 보고서 만드시는 분들, 한 번쯤 시스템 도입을 고민해보시면 좋겠습니다. 일이 줄어드는 게 아니라, 일이 사라집니다.

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P.S. 단기임대 위탁도 받기 시작하셨다면, 단기임대 계약서 양식이 따로 필요하실 거예요. 일반 임대차 계약서랑 다른 부분이 많거든요. 아래에서 받아가세요. 제가 처음에 단기임대 위탁 받았을 때 이거 없어서 한참 헤맸습니다.