기존 프롭테크에서 더빌딩솔루션으로 이전한 관리회사 이야기

기존 프롭테크에서 더빌딩솔루션으로 이전한 관리회사 이야기

_상업용 건물 관리회사 입장에서 본 프롭테크 이전, 건물관리 솔루션 교체의 실제 기준_

기존 프롭테크를 사용하더라도 관리 업무는 여전히 힘든 경우가 많습니다. 멋진 대시보드를 가진 시스템이지만, 실상은 전화 받고 메모하고 엑셀을 열어 담당자에게 재전달하며, 처리 여부도 따로 확인해야 하는 번거로움이 가득하죠. 특히 상업용 건물을 여러 동 관리하는 중소 관리회사에서는 이러한 비효율이 더욱 큽니다.

이 글은 “새 솔루션이 좋다더라” 수준의 이야기가 아닙니다. 왜 기존 시스템을 바꾸게 됐는지, 건물관리 솔루션 교체 시 무엇을 중점적으로 봐야 하는지, 이전 후 실제로 무엇이 달라졌는지를 비교 중심으로 정리했습니다.

112시간|관리 건물 10동 기준 월간 절감 시간

0.7명|정규직 인력 환산 감축

100%|민원 접수 시간 절감(5분→0분)

결정적이었던 한 가지. “민원 전화가 오면 자동으로 접수된다”는 점이었습니다.

왜 기존 프롭테크를 바꾸게 될까

관리 회사가 솔루션을 바꾸는 이유는 여러 가지가 있습니다.

이런 문제가 반복되면, 결국 업무 흐름에 문제가 생깁니다.

기존 프롭테크 사용 중 겪는 일|현장에서 실제로 느끼는 문제

민원 접수 메뉴는 있음|전화 받는 직원이 다시 입력해야 함

데이터가 쌓임|정작 처리 여부 추적이 어려움

보고서 기능 제공|원본 데이터가 누락되면 보고서도 틀어짐

여러 기능 탑재|직원들은 결국 가장 쉬운 우회 방식 사용

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비교 1. “기능이 많다”와 “일이 줄어든다”는 다르다

건물관리 솔루션 교체에 있어 가장 많이 간과되는 요소는 바로 이 점입니다. 메뉴 수가 많다고 해서 좋은 솔루션이 아닙니다. 상업용 건물 관리회사에게 더 중요한 질문은 이겁니다.

직원이 손대는 횟수가 줄어드는가?

특히 민원 업무에서 그 차이는 극명합니다.

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기존 방식

자동 접수 방식

단순히 보이는 과정일 수 있지만, 실제 현장에서 체감되는 변화는 매우 큽니다. 민원 한 건당 5분이 별거 아닌 것 같아도, 관리 건물이 많고 반복 민원이 쌓이는 경우에는 얘기가 달라집니다.

예를 들어 관리 건물이 10동인 회사라면

이 수치는 단순히 인력을 줄인다는 것을 넘어, 기존 인력이 야근 없이 핵심 업무에 집중할 수 있게 된다는 의미입니다.

짧게 말하면 이겁니다.

민원 접수는 사람이 개입할수록 복잡해집니다.

비교 2. 엑셀 보조형 프롭테크와 업무 흐름 중심 솔루션

기존 프롭테크 중에서는 사실상 “입력창이 있는 엑셀 보조 도구”에 가까운 경우도 많습니다. 데이터를 넣을 수는 있으나, 현장 흐름을 끝까지 이어주지 못하는 방식입니다.

| 비교 항목 | 기존 프롭테크/수작업 혼합 | 더빌딩솔루션 |

|---|---|---|

| 민원 접수 | 전화 후 직원이 직접 입력 | 전화 수신 시 자동 접수 |

| 민원 누락 가능성 | 메모 누락, 전달 누락 발생 | 접수 단계 자체를 자동화 |

| 처리 이력 확인 | 담당자별 확인 방식 제각각 | 한 흐름 안에서 확인 가능 |

| 월말 업무 | 청구·수납·확인 작업이 분산 | 보고용 정리까지 연결 |

| 현장 적응 | 기능은 많지만 실제 사용 편차 큼 | 반복 업무를 줄이는 데 초점 |

| 솔루션 교체 부담 | 기존 습관 때문에 전환 저항 큼 | 초기 세팅 필요, 대신 이후 반복 작업 감소 |

중요한 점은 더빌딩솔루션이 만능이라는 뜻이 아니라는 것입니다. 사실 전환 초기에는 어색함이 존재할 수 있습니다. 직원들은 “기존 방식이 더 익숙하다”는 반응을 보일 수 있습니다.

그것은 당연한 현상입니다.

원래 하던 방식에서 벗어나는 것이 더 어렵기 때문입니다.

실제로 결정적이었던 기능: 민원 전화 자동 접수

A 관리회사는 이전에도 프롭테크를 사용하고 있었습니다. 그러나 민원 처리 부분은 거의 수작업으로 진행되었습니다.

이 과정에서만 매주 10시간이 소요되었습니다. 한 달이면 40시간 안팎입니다. 거의 1주일치 업무에 해당합니다.

더빌딩솔루션으로 바꾼 뒤 가장 먼저 체감한 변화도 바로 이 부분이었습니다.

결과는 명확했습니다.

도입 전|도입 후

민원 1건 접수 5분|민원 1건 접수 0분

주당 민원 처리 보조 업무 10시간|0시간

직원이 메모 후 재입력|전화 수신과 동시에 자동 접수

이 차이는 단순히 5분을 아끼는 문제가 아닙니다. 월요일 아침처럼 민원이 한꺼번에 몰릴 때 큰 차이가 큽니다. 즉각적으로 접수되고, 누가 처리할 것인지가 명확해지며, 이력도 남습니다. 전화 끊고 난 후 “어디 적어뒀지?”라는 고민은 사라집니다.

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그렇다고 전환이 쉬운 것만은 아니다

프롭테크 이전에는 여러 가지 고민이 따라옵니다.

1) 기존 데이터 옮기기

가장 먼저 고려해야 할 문제입니다. 각 건물별로 임차인 정보, 수납 이력, 민원 기록, 청구 기준 등이 다양하다면 이전 준비가 필수적입니다.

2) 직원 적응

경험이 많은 직원들은 기존 방식에 익숙해져 있습니다. “그냥 내가 하는 게 더 빠르다”는 의견이 현장에서 자주 나옵니다.

3) 초기 운영 병행

일정 기간 동안 기존 시스템과 새로운 시스템을 동시에 운영해야 할 수도 있습니다. 이 시점이 가장 번거롭습니다.

4) 기대치 조절

AI가 민원을 자동으로 접수한다고 해서 모든 민원을 완벽하게 처리하는 것은 아닙니다. 접수와 분류, 기록 부담은 크게 줄여주지만, 현장 판단과 처리 책임은 결국 관리회사의 몫입니다.

여기서는 반드시 명확히 해야 합니다. 기대가 과하면 실망도 클 수 있습니다. 반대로, 어느 지점에서 자동화가 이루어지고, 어디서부터 사람이 직접 판단하도록 하는지를 명확히 알고 접근하면 만족도가 크게 높아집니다.

건물관리 솔루션 교체를 검토할 때는 “기능 수”보다 “직원이 직접 입력하는 횟수가 몇 번 줄어드는지를” 우선적으로 고려하세요.

전환 효과는 이 지점에서 갈립니다.

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어떤 관리회사에 특히 맞을까

다음 조건에 해당하면 프롭테크 이전 효과가 큽니다.

반대로 관리 건물 수가 적고 민원도 거의 없으며 현재 체계가 단순한 곳이라면 전환 효과는 상대적으로 적을 수 있습니다. 모든 관리회사에 무조건 적합하진 않습니다.

솔루션을 바꿀 때 꼭 봐야 할 4가지

1. 민원이 “기록”되는지, 아니면 “자동으로 접수”되는지

겉보기에는 비슷해 보이나 체감하는 업무 흐름은 완전히 다릅니다.

2. 보고서가 예쁘냐보다 원본 데이터가 덜 새는지

근사한 보고서라도 입력 누락이 발생하면 의미가 없습니다.

3. 현장 직원이 한 번에 쓸 수 있는지

기능이 많아도 직원들이 사용하지 않으면 아무 소용이 없습니다.

4. 도입 후 첫 1개월을 어떻게 운영하는지

이전 지원과 초기 세팅이 부족하다면, 솔루션보다 직원들이 고생하게 됩니다.

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결국 교체 기준은 하나다

“새 솔루션이 더 좋아 보이느냐”가 아닙니다.

반복 업무를 실제로 없애주느냐입니다.

기존 프롭테크를 사용하고 있는데도 민원 접수 과정에서 직원이 계속 전화 메모를 하고 있다면, 이미 변화의 필요성을 느끼고 있는 것입니다. 건물관리 솔루션 교체는 비용이 드는 일이므로 망설일 수 있습니다. 그러나 수작업이 계속 쌓인다면 그 비용은 이미 다른 형태로 지불하고 있을 가능성이 큽니다.

더빌딩솔루션으로 이전한 관리회사들이 가장 먼저 체감한 변화는 단순히 새로운 기능이 아닙니다. 아주 현실적인 변화였습니다.

“민원 전화가 오면 자동으로 접수된다.”

사소해 보여도 현장에서는 이 한 가지가 업무 흐름을 혁신적으로 변화시킵니다.

기존 프롭테크가 있음에도 불구하고 여전히 일이 줄지 않는다면, 기능 목록보다 실제 업무 감소량을 기준으로 비교해 볼 필요가 있습니다. 상업용 건물 관리회사 입장에서 더빌딩솔루션이 적합한지 궁금하다면, 현재의 업무 방식에서 직원이 몇 번이나 직접 개입하는지 점검하는 것이 좋습니다.

자세한 내용은 www.thebldgs.com 에서 확인해 보세요.

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